Tinjauan Umum Pengembangan Sistem

2.1  Definisi Pengembangan Sistem

•    Menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
•    Suatu proses pengaplikasian teknologi informasi untuk suatu tujuan tertentu atau menyelesaikan suatu masalah.
•    Memilah suatu masalah yang besar dan kompleks menjadi beberapa bagian kecil yang dapat dikelola.

2.2  Alasan Organisasi Pengembangan Sistem

Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa : betidakberesan sistem yang lama, etidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, pertumbuhan organisasi, kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah. Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah. 


2.3  Prinsip-Prinsip Pengembangan Sistem

1.    Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2.    Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal yaitu semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan dan investasi yang terbaik harus bernilai
3.    Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4.    Tahapan kerja & tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem
5.    Jangan takut membatalkan proyek
6.    Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

2.4  Tahapan Organisasi Pengembangan Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang di-laksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan meng-implementasikan sistem informasi. Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas tujuh fase, yaitu :
1.    Perencanaan sistem
2.    Analisis sistem
3.    Perancangan sistem secara umum / konseptual
4.    Perancangan sistem secara detail
5.    Evaluasi dan seleksi sistem
6.    Implementasi sistem
7.    Pemeliharaan / Perawatan Sistem

Ketujuh fase siklus hidup pengembangan sistem ini dapat digambarkan seperti pada gambar di bawah ini.

                                              Gambar Siklus Hidup Pengembangan Sistem


Penjelasan mengenai fase-fase siklus hidup pengembangan sistem :

1.   Perencanaan Sistem
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan selama fase perencanaan sistem adalah faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan serta faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.

Faktor kelayakan (feasibility factors)	Faktor strategis (strategic factors)
Kelayakan teknis	Produktivitas
Kelayakan ekonomis	Diferensiasi
Kelayakan legal	Manajemen
Kelayakan operasional
Kelayakan rencana

Suatu sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :
•    Kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.

•    Kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.

•    Kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal.

•    Kelayakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian. 

•    Kelayakan rencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan.

Selain layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-faktor strategis, seperti :

•    Produktivitas mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.

•    Diferensiasi mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang lebih rendah.

•    Manajemen melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporanlaporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.

2.   Analisis Sistem
Adalah mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

3.   Perancangan Sistem Secara Umum (Konseptual)
Dalam fase ini dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai (user). Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka. Analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasi-kan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer.

Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan file-file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output.

4.   Perancangan Sistem Secara Detail
Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan.

Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch. Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan.

Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi.

Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya.

Meskipun sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponen rancangan sistem, review terhadap rancangan sistem secara detail harus dilakukan kembali secara menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem dan personel manajemen, sedangkan profesional sistem mungkin tidak terlibat dalam kegiatan ini.

Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan error dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem menandatangani laporan perancangan secara detail.

5.   Evaluasi dan seleksi sistem
Menyeleksi penggunaan software maupun hardware didalam penerapan sistem baru

6.   Implementasi sistem
Pada fase ini sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi, sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru

7.   Pemeliharaan / Perawatan Sistem
Bertujuan untuk menjaga agar sistem informai dapat digunakan dalam organisasi tersebut dalam jangka waktu yang cukup lama.

2.5  Pendekatan Organisasi Pengembangan Sistem

Pendekatan Klasik (Classical Approach) disebut juga dengan pendekatan tradisional (traditional approach) atau pendekatan konvensional (conventional approach). Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada System Life Cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan pada System Life Cycle. 

Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada pendekatan klasik adalah sebagai berikut : 

1.    Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit. Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh pemrogram.

2.    Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi mahal. Mahalnya biaya perawatan pada pendekatan sistem klasik disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap dan kurang terstruktur.

3.    Kemungkinan kesalahan sistem besar. Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem sehingga kemungkinan kesalahan-kesalahan sistem akan menjadi lebih besar.

4.    Keberhasilan sistem kurang terjamin. Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya.

Pendekatan Terstruktur (Structured Approach) dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Beberapa metodologi pengembangan sistem yang terstruktur telah banyak yang diperkenalkan baik dalam buku-buku, maupun oleh perusahaan-perusahaan konsultan pengembang sistem. Metodologi ini memperkenalkan penggunaan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem yang terstruktur.

Dari Bawah Ke Atas (Bottom-up Approach) pendekatan ini dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan dari bawah ke atas bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya.

Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach) dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri pendekatan terstruktur. Pendekatan atas-turun bila digunakan pada tahap analis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.

Pendekatan Sepotong (Piecemeal Approach) pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/aplikasi tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja).
 
Pendekatan Sistem (Systems Approach) memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan / aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global.
Pendekatan Sistem Menyeluruh (Total System Approach) pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik).
Pendekatan Moduler (Modular Approach) pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara (ciri terstruktur).
Lompatan Jauh (Great Loop Approach), pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih, sehingga mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek.
 
Pendekatan Berkembang (Evolutionary Approach) pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada.


2.6 Alat dan Teknik Pengembangan Sistem

Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah :
1.     HIPO diagram
2.    Data flow diagram
3.    Structured chart
4.    SADT diagram
5.    Warnier / Orr diagram
6.    Jackson’s diagram

Beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum yaitu dapat digunakan disemua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu bagan, diantaranya : 

1.    Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting) terdiri dari bagan alir sistem (system flowchart), bagan alir logika program (program logic flowchart), bagan alir program komputer (detailed computer program flowchart), bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir, bagan alir hubungan database (database relationship flowchart), bagan alir proses (process flowchart), Gant Chart.

2.    Bagan untuk menggambarkan tata letak (Layout Charting) 

3.    Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (Personal Relationship Charting) terdiri dari bagan distribusi kerja (working distribution chart) dan bagan organisasi (organization chart) .

Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem diantaranya :

1.    Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini digunakan untuk penjadwalan proyek.

2.    Teknik untuk menemukan fakta (Fact Finding Technique), yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik ini diantaranya adalah wawancara (interview) persiapan yang dilakukan adalah buat janji pertemuan, pastikan orang yang akan diwawancarai, pokok permasalahan. Pada saat wawancara yang perlu diperhatikan adalah siapa yang akan diwawancarai, pokok permasalahan, tanggapan, kapan akan bertemu kembali, observasi (observation), daftar pertanyaan (questionaires) dan pengumpulan sampel (sampling).

3.    Teknik analisis biaya/manfaat (Cost Effectiveness Analysis atau Cost Benefit Analysis) adalah suatu teknik yang digunakan untuk menghitung biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi seperti biaya pengadaan, biaya persiapan, biaya proyek, biaya operasi. Serta manfaat yang didapat dari sistem informasi seperti manfaat mengurangi biaya, manfaat mengurangi kesalahan, manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas, manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.

4.    Teknik untuk menjalankan rapat. Tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk mendefinisikan masalah, mengumpulkan ide-ide, memecahkan permasalahan-permasalahan, menyelesaikan konflik - konflik yang terjadi, menganalisis kemajuan proyek, mengumpulkan data atau fakta, perundingan-perundingan. Adapun tahapan pelaksanaan kegiatan adalah merencanakan rapat, menjalankan rapat dan menindaklanjuti hasil rapat.

5.    Teknik Inspeksi (Walkthroug). Proses dari analisis dan desain sistem harus diawasi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara memverifikasi hasil dari setiap tahap pengembangan sistem. Verifikasi hasil kerja secara formal disebut dengan inspeksi (inspection) sedangkan yang tidak formal disebutWalkthrough.