Kebijakan dan Perencanaan Sistem

3.1.    Kebijakan Sistem

       A. Definisi Kebijakan Sistem

       Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem.  Kebijakan sistem itu sendiri antara lain dilakukan oleh management puncak, mengembangkan suatu sistem informasi, menyediakan manajemen dengan informasi yang cukup, meningkatkan produktifitas karyawan.

      B. Faktor

1. Dana

2. Waktu

3. Sumber Daya Manusia

- Pelatihan meliputi Education dan Training

- Pemilihan meliputi Internal dan ekstern


3.2.   Perencanaan Sistem

 A. Definisi Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem (systems planning) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem. Hal – hal dalam perencanaan sistem antara lain perencanaan sistem yang terdiri dari short range dan  long range, mengestimasi kebutuhan fisik, ditangani oleh planning staff, sebagai pengembangan sistem, dikepalai oleh System Development Manager, departemen pengolahan data dikepalai oleh manager pengolahan data.

B.     Proses Dalam Perencanaan Sistem 

1)      Merencanakan proyek sistem yang dilakukan oleh staff perencanaan.
Adapun hal – hal yang dilakukan antara lain :
Ø  Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik peusahaan
Ø  Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem
Ø  Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
Ø  Menetapkan kendala proyek-proyek sistem
Ø  Menentukan prioritas proyek-proyek sistem
Ø  Membuat laporan perencanaan sistem 

2)      Menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan oleh komite pengarah.
Setelah perencanaan sistem jangka panjang disetujui oleh oleh manajemen,maka komite pengarah harus mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan terlebih dahulu sesuai dengan prioritasnya. Persiapan ini meliputi menunjuk team analis dan mengumumkan proyek pengembangan sistem 

3)      Mendefinisikan proyek sistem yang dikembangkan oleh analis sistem.
Tugas yang dilakukan oleh team analis dalam tahap ini adalah :
Ø  Mengidentifikasikan kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem
Ø  Melakukan studi kelayakan
Ø  Menilai kelayakan sistem
Ø  Membuat usulan proyek sistem
Ø  Meminta persetujuan manajemen 

C. Study Kelayakan
Studi kelayakan (feasibility study) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Studi kelayakan dalam tahap ini dilakukan oleh analis sistem dengan melakukan penelitian pendahuluan. Adapun faktor-faktor yang harus dinilai antara lain :

1)      Kelayakan teknik (technical feasibility)

Kelayakan teknik (technical feasibility) digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sabagai berikut : “apakah teknologi ini nantinya dapat diterapkan di sistem? ”untuk menjawab pertanyaan ini maka yang harus mempertimbangkan ketersediaan teknologi di pasaran dan ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikannya.

2)      Kelayakan Operasi (operational feasibility)

Kelayakan operasi (operational feasibility) digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak didalam organisasi. Kelayakan operasi digunkan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut : “dapatkah sistem nantinya diterapkan didalam organisasi ini? ”Untuk menjawab pertanyaan ini, ada beberapa aspek yang dapat dipertimbangkan yaitu kemampuan dari personil-personil, kemampuan dari operasi sistem untuk menghasilkan informasi, kemampuan pengendalian dari operasi sistem dan efisiensi dari sistem

3)      Kelayakan jadwal (schedule feasibility)

Kelayakan jadwal (schedule feasibility) digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem akan dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Kelayakan jadwal digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut : “dapatkah sistem nantinya dikembangkan sesuai dengan waktu yang telah diterapkan? ”Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem dapat dibandingkan dengan waktu seharusnya yang diinginkan. Untuk melakukan penelitian kelayakan jadwal, dapat digunakan teknik kuantitatip yang terkenal, yaitu PERT (Program Evaluation and Review Technique).

4)      Kelayakan Ekonomi (economic feasibility)

Kelayakan ekonomi digunakan untuk menjawab pertanyaan kunci sebagai berikut : “apakah sistem yang akan digunakan dapat dibiayai dan menguntungkan? ”Untuk menjawab pertanyaan ini, beberapa aspek dapat dipertimbangkan yaitu besarnya dana yang diperkirakan untuk  mengembangkan sistem ini dan manfaat yang diperoleh oleh sistem dibandingkan dengan biaya pengembangannya.

5)      Kelayakan Hukum (kaw feasibility)

Kelayakan hukum digunakan untuk menjawab pertanyaan   kunci sebagai berikut : “apakah sistem yang dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku?” Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari karena menyimpang dari hukum yang berlaku. Misal hubungan teknologi komunikasi data jaringan komputer jarak jauh (long-distance network).
 
D.    Proyek Sistem

   Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi :
Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.
      

a.       Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
Menentukan proyek-proyek sistem nformasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi.
Contoh : Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :
      a)      Pengendalian penjualan dan pemasaran
      b)      Pengendalian distribusi
      c)      Pengendalian produksi
      d)      Pengendalian keuangan
      e)      Pengendalian persediaan

b.      Menetapkan sarana proyek-proyek sistem

Sarana ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem.

Contoh : Sistem informasi penjualan : memiliki sasaran :
      a)      Memberikan pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik
      b)      Meningkatkan volume penjualan
      c)      Menediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajern marketing
      d)      Menetapkan Kendala proyek-proyek sistem

     Ada 3 faktor kendala :
      a)      Masalah dana
      b)      Masalah Waktu
      c)      Mengenai batasan peraturan yang berlakupada perusahaan tersebut.
      d)      Menentukan Priyoritas proyek-proyek sistem
      

Yaitu menentukan proyek-proyek mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu tentunya    proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan.
      

e.       Membuat Laporan perencanaan sistem
 
      Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :
      a)      Latar belakang Organisasi
      b)      Proyek sistem informasi yang direncanakan
      c)      Sasaran pengembangan sistem aianformasi
      d)      Kendala didalam pengembangan sistem Informasi
      e)      Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi
      f)       Meminta Persetujuan Manajemen
    

2.      Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi :
Menunjuk team analis
Mengumumkan proyek pengembangan sistem
   

3.      Mendefinisikan proyek-proyek yang akan dikembangkan, meliputi :
       a.       Melakukan Studi Kelayakan
Studi kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak.
       

b.      Nilai kelayakan proyek sistem :

 a)   Kelayakan Teknik
Ketersediaan teknologi yang digunakan
Ketersediaan staf ahli didalam mengoperasikan teknologi yang digunakan

b) Kelayakan Operasi
Kemampuan personil dalam engoperasikan sistem informasi yang di buat.
Kemampuan dari sistem informasi yang menghasilkan informasi

c) Kelayakan Jadwal
Apakah sistem informsi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

d)   Kelayakan Ekonomi
Besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem.
Manfaat yang diperoleh dari sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya.

e) Kelayakan Hukum
Apakah sistem yang dikembangkan tidak menyimpang dari hukumyang berlaku.