Analisis Sistem

4.1 Definisi Analisis Sistem

Analisis dan rancangan sistem informasi merupakan bagian atau tahapan pengembangan sistem. Tahapan-tahapan pengembangan sistem informasi berhubungan dengan yang lain untuk membentuk suatu siklus.

Peranan Analis Sistem.
Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analis sistem mempunyai tiga peranan penting, yaitu :
1. Sebagai konsultan
2. Sebagai ahli pendukung
3. Sebagai agen perubahan

4.2 Proses Analisis Sistem

Tahap 1: Survei Terhadap Sistem Saat Ini

Tujuan survei
            Ada empat tujuan survei sistem:
•    Memperoleh pemahaman mendasar mengenai aspek operasional dari sistem.
•    Menetapkan sebuah hubungan kerja dengan pengguna sistem.
•    Mengumpulkan data-data penting yang berguna untuk pengembangan desain sistem.
•    Meniddentifikasi permasalahan-permasalahan khusus yang membutuhkan lebih banyak perhatian dalam upaya desain subskuen.

Pertimbangan perilaku
            Elemen manusia merupakan faktor kunci untuk melakukan survei sistem. Fakta menunjukan bahwapengembangan sistem meliputi perubahan sistem yang ada saat ini beserta permasalahan yang ada di dalamnya, dan kebanyakan orang tidak menyukai perubahan. Dalam banyak situasi seorang individu dapat saja memiliki pekerjaan dan rutinitas yang tidak berubah selama beberapa tahun.
            Menjadi tanggung jawab analisis sitem bukan pihak manajemen untuk mampu menjembatani kesenjangan komunikasi. Oleh karena itu tugas utama seorang analisis sistem adalah adalaha mengarahkan sebuah survei sistem yang mampu membangun hubungan kerja yang baik antara tim proyek dan pihak manajmemen. Beberapa pendekatan tertentu yang dapat digunakan untuk menjembatani kesenjangan komunikasi ini adalah :

•    Mengetahui sebanyak mungkin orang-orang yang terlibat dalam sistem,secepat mungkin.

•    Mengomunikasikan manfaat yang diperoleh dari sistem kepada orang-orang yang terlibat didalamnya.

•    Memberikan jaminan sebesar mungkin pada seluruh individu bahwa mereka tidak akan kehilangan pekerjaan mereka atau tidak ada perubahan besar dalam tanggung jawab pekerjaan mereka.

•    Memberikan jaminan bahwa Anda benar-benar peduli dengan upaya membuat kehidupan yang lebih baik bagi setiap orang yang terlibat dalam sistem tersebut.

Sumber-sumber untuk mendapatkan beragam fakta
            Beragam teknik dapat digunakan guna mendapatkan data tentang subsistem informasi yang akan diteliti. Teknik tersebut berupa wawancara, kuisioner, observasi, dan kajian beragam jenis dokumen seperti catatan rapat, catatan rekening perusahaan, struktur organisasi, laporan keuangan, prosedur manual, kebijakan perusahaan, deskripsi pekerjaan, dan sebagainya.
Menganalisis hasil survei.
            Penilaian terhadap efektivitas kemampuan sistem untuk mencapai keseluruhan tujuan yang telah direncanakan haruslah berfokus pada sumbatan( botlleneck). Sumbatan mencerminkan kelemahan dalam sistem yang bila dilakukan perubahan kecil akan mampu memberikan peningkatan besar.

 Tahap 2 : Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi 

            Tahap kedua dalam analisis sistem adalah proses mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan bagi pengambilan keputusam manajerial. Analisis , ketika mengidentifikasi innformasi yang dibutuhkan,akan memelajari keputusan-keputusan tertentuyang diambil manajer dalam hal input informasi yang dibutuhkan dan digunakan. Proses ini disebut analisis kebutuhan informasi dan hal ini merupakan dasar dilakukannya analisis terhadap pengambilan keputusan.

Beberapa teknik sistematis dapat digunakan untuk memahami pengambilankeputusan dan informasi yang dibutuhkan. Pendekatan tersebut adalah:
•    Mengidentifikasi tanggung jawab utama seorang manajer.
•    Mengidentifikasi perangkat apa saja yang digunakan untuk menilai seorang manajer.
•    Mengidentifikasi beberapa permasalahan utama yang dihadapi manajer.
•    Mengidentifikasi perangkat apa saja yang dapat digunakan manajer untuk mengevaluasi output personal.

Tahap 3: Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem
            

Tahap ketiga dalam proyek analisis sistem meliputi proses menentukan kebutuhan sistem. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat ditentukan dalam dua hal yaitu, input dan output. Kebutuhan input bagi sebuah subsistem tertentu menentukan kebutuhan kusus apa saja yang harus dipenuhi agar subsistem tersebut mampu mencapai tujuannya. Sebagai contoh, kebutuhan informasi akan sistem kendali produksi akan memasukkan peramalan penjualan dalam jangka pendek, laporan ketersediaan bahan baku, spesifikasi kendali mutu dan standar biaya, dan informasi yang dibuthkan untuk menentukan prioritas kerja bagi pekerjaan tiap individu. Hal berikut ini dapat dipertimbangkan sebagai kebutuhan output:
•    Laporan kemajuan harian
•    Laporan keuangan harian
•    Laporan unit yang rusak
•    Laporan permasalahan bahan baku

Tahap 4: Mengembangkan Laporan Analisis Sistem
            

Beberapa elemen kunci dalam laporan analisis sistem adalah:
•    Ringkasan lingkup dan tujuan proyek analisis

 •    Penegasan kembali hubungan antara proyek dengan rencana keseluruhan sistem informasi strategis.

•    Deskripsi keseluruhan permasalahan dalam subsistem tertentu yang sedang dianalisis.

•    Ringkasan keputusan-keputusan yang dibuat dan informasi tertentu yang dibiutuhkan untuk mendukung keputusan tersebut.

•    Spesifiksi kinerja sistem yang dibutuhkan.

•    Keseluruhan anggaran biaya dan rencana waktu pelaksanaan proyek.

•    Rekomendasi bagi peningkatan sistem yang ada saat ini atau bagi perenanaan sistem baru.

•    Rekomendasi yang terkait dengan perubahan tujuan bagi subsistem yang sedang dipelajari.

4.2 Laporan Analisis Sistem

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. 

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :
1.    Analisis telah selesai dilakukan.

2.    Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.

3.    Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen.

4.    Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi).

5.    Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.