Konsep Dasar

1.1    KONSEP DASAR SISTEM

    A. Definisi Sistem

    Teori sistem umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagian sistem. Sering sekali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan. Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen, yaitu pekerjaan, kegiatan, misi atau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan. Untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat.Manajemen suatu sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada perencanaan dan pengendalian (feedback).

Terdapat dua pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan sebuah sistem, yaitu dengan pendekatan

Prosedur : “ suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan / untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Pendekatan pada elemen / komponennya : “ Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai sebuah tujuan.

    

    B. Karakteristik Sistem

   

             a)       Komponen-Komponen (Components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk

satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau

subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan

mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

             b)      Masukan (Input)

Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan

perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan

adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan

sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di

dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk

mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

            c)       Keluaran (Output)

Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna

dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak

berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan,sedangkan informasi adalah keluaran

yang dibutuhkan.

             d)      Pengolah (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan

berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan

dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

             e)       Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada

gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan

sistem dan keluaranyang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan bersila

bila mengenai sasaran atau tujuannya.

             f)       Penghubung (interface)

Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-sumber

daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu

subsistemakan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung

disamping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi

satu kesatuan.

             g)      Lingkungan luar sistem (environments)

Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan

luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang menguntungkan

harus tetap dijaga dan dipelihara,    sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan

dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.

             h)      Batas sistem (boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau

dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang

 sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope)

dari sistem tersebut.

 C.      Klasifikasi sistem 

          

•    Sistem Abstrak X SistemFisik

Sistem abstrak adalah sistem yang ebrupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : Sistem Teologi yang menerangkan hubungan manusia dengan Tuhan.

Sedngkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Contoh : Sistem Komputer, Sistem Keuangan

•    Sistem Alamiah X Sistem Buatan Manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat oleh manusia. Contoh : Sistem Peredaran Bumi

Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Contoh : Sistem Robotika

•    Sistem Deterministik X Sistem Probabilistik

Sistem deterministik adalah sistem yang berinteraksi antara bagiannya yang dapat diprediksi secara pasti. Contoh : Sistem komputer

Sedangkan sistem probabilistik adalah sistem yang tidak bisa diprediksikan secara pasti. Contoh : Sistem manusia

•    Sistem Tertutup X Sistem Terbuka

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar. Contoh : Tabung Reaksi

Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubunngan dan terpengaruh oleh lingkungan luar. Contoh : Sistem Organisasi

1.2       KONSEP DASAR INFORMASI

A. Definisi Informasi

Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerima

Data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut (McFadden dkk, 1999)

Shannon danWeaver, dua orang insinyur listrik mendefinisikan informasi dengan pendekatan matematis: “jumlah ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima”(Kroenke, 1992)

Data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang (Davis, 1999)

B. Siklus Informasi

C. Mutu Informasi

Kualitas Informasi tergantung dari 3 (tiga) hal :

1.    Informasi harus Akurat : Informasi harus terbebas dari kesalahan - kesalahan, tidak bias dan tidak menyesatkan

2.    Informasi harus tepat waktu : Informasi yang datang kepada penerimanya tidak boleh mengalami keterlambatan

3.    Informasi harus relevan : Informasi memiliki manfaat bagi penerimanya

Nilai informasi di tentukan oleh 2 (dua) hal :

1.    Manfaat dari informasi tersebut

2.    Biaya untuk mendapatkan informasi

1.3 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

A. Definisi Sistem Informasi

Suatu Sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan.

B. Jenis - Jenis Sistem

1.    Sistem informasi manajemen

Sistem informasi yang menyajikan berbagai bentuk laporan yang diperlukan manajemen untuk analisi dan pengambilan keputusan. Menggunakan database untuk menyimpan hasil olahan transaksi oleh TPS.

2.    Executive information system (sistem informasi eksekutif)

ESS membantu para eksekutif  atau manajemen tingkat strategis dalam mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal, memberikan berbagai informasi yang terkait dengan masalah-masalah strategis dan pengambilan keputusanyang tidak terstruktur.

3.    Sistem informasi akuntansi

SIA adalah kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi.

4.    Sistem informasi keuangan

Sistem yang mendukung bagian keuangan dalam pengambilan keputusan yang menyangkut persoalan masalah keuangan.

5.    Sistem informasi manufaktur

Sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi yang mencakup seluruh kegiatan perusahaan.

6.    Sistem informasi sumber daya manusia

Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh pihak personalia

C. Komponen sistem

Sistem informasi mempunyai enam buah komponen atau disebut juga dengan blok bangunan (building block), yaitu :

1. komponen input atau komponen masukan

2. komponen model

3. komponen output atau komponen keluaran

4. komponen teknologi

5. komponen basis data

6. komponen kontrol atau komponen pengendalian

D. Peranan Sistem Informasi Bagi Manajemen

1.    Dapat mendukung dalam pengambilan keputusan

2.    Dapat mendukung kegiatan manajemen

Yang termasuk dalam kegiatan manajemen adalah :

•    Perancangan Strategis

1.   Proses evaluasi lingkungan luar organisasi : harus mampu bereaksi terhadap kesempatan - kesempatan dari lingkungan luar dan tanggap terhadap tekanan - tekanan dari lingkungan luar.

2.    Penetapan Tujuan

Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat atas di dalam proses perencanaan strategis yang bersifat jangka panjang.

3.    Penentuan Strategis

Menentukan tindakan - tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan - tujuannya.

•    Pengendalian Manajemen

Yaitu proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien.

•    Pengendalian Operasi

Yaitu proses untuk menyakinkan bahwa tiap - tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.