Kebijakan Sistem dan Langkah-langkah Perencanaan Sistem

6. Jelaskan apa yang dimaksud dengan kebijakan system ! serta sebutkan langkah-langkah didalam perencanaan sistem !

Jawab :

            Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem.  Kebijakan sistem itu sendiri antara lain dilakukan oleh management puncak, mengembangkan suatu sistem informasi, menyediakan manajemen dengan informasi yang cukup, meningkatkan produktifitas karyawan.

Langkah-langkah didalam perencanaan sistem :

1.      Merencanakan proyek – proyek sistem, meliputi :
A.      Mengkaji tujuan, perencanaan strategi, dan taktik perusahaan
        Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan   sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.

B.      Mengidentifikasi proyek – proyek sistem
Menentukan proyek – proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi.
       Contohnya : Dalam perusahaan bisnis proyek – proyek sistem informasi dapat berupa   sistem informasi untuk :
-          Pengendalian penjualan dan pemasaran
-          Pengendalian distribusi
-          Pengendalian produksi
-          Pengendalian keuangan
-          Pengendalian persediaan

C.       Menetapkan sasaran proyek – proyek sistem
        Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing - masing proyek sistem.
        Contoh : Sistem informasi penjualan; memiliki sasaran :
 -          Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan lebih baik
 -          Meningkatkan volume penjualan
 -          Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing

D.      Menetapkan kendala proyek – proyek sistem
          Ada 3 faktor kendala :
  -          Masalah dana
  -          Masalah waktu
  -          Masalah batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut

E.       Menentukan prioritas proyek – proyek sistem
 Yaitu menentukan proyek – proyek sistem mana yang perlu dikembangkan                                          terlebih dahulu,tentunya proyek – proyek sistem yang sangat diperlukan dan  mendesak harus di prioritaskan.
F.       Membuat laporan perencanaan sistem
Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :
-          Latar elakan organisasi
-          Proyek sistem informasi yang direncanakan
-          Sasaran pengembangan sistem informasi
-          Kendala didalam pengembangan sistem informasi
-          Menentukan prioritas – prioritas protek sistem informasi

G.      Meminta persetujuan manajemen

2.      Mempersiapkan proyek – proyek sistem yang akan dikembangkan, meliputi :
        A.      Menunjuk team analis
        B.      Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3.      Mendefinisikan proyek – proyek dikembangkan, meliputi :

 A.      Melakukan studi kelayakan

 -  Studi Kelayakan : Suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah       pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak.
 -  Studi Kelayakan : Penelitian  tentang  dapat tidaknya  suatu proyek (biasanya merupakan proyek investasi)dapat dilaksanakan dengan berhasil. Pengertian keberhasilan ini mungkin bisa ditafsirkan agak berbeda-beda.  Ada yang menafsirkan dalam artian yang lebih terbatas, ada juga  yang mengartikan dalam artian yang lebih luas. Artian yang lebih terbatas, terutama dipergunakan oleh pihak swasta yang lebih berminat tentang manfaat ekonomis suatu investasi. Pengertian menguntungkan bisa dalam arti yang lebih relatif.  Mungkin dipertimbangkan berbagai faktor  seperti manfaat bagi masyarakat luas yang bisa berwujud penyerapan tenaga kerja, pemanfaatan sumber daya yang melimpah di tempat tersebut, dan sebagainya. Bisa juga dikaitkan denagn misalnya, penghematan devisa ataupun penambahan devisa yang diperlukan oleh pemerintah.Pada umumnya suatu studi kelayakan proyek akan menyangkut tiga aspek, yaitu :
-   Manfaat ekonomis proyek tersebut bagi proyek itu sendiri (sering juga disebut sebagai manfaat finansial). Yang berarti apakah proyek itu dipandang cukup menguntungkan apabila dibandingkan dengan risiko proyek tersebut.
-   Manfaat ekonomis proyek tersebut bagi Negara tempat proyek itu di laksanakan (sering juga disebut sebagai manfaat ekonomi nasional ). Yang menunjukkan manfaat proyek tersebut bagi ekonomi makro bagi Negara.
-   Manfaat sosial proyek tersebut bagi masyarakat sekitar proyek tersebut ini merupakan studi yang relatif paling sulit untuk dilakukan.

B.      Menilai kelayakan proyek sistem

a. Kelayakan teknik : 

Ketersediaan teknologi yang digunakan, ketersediaan staf ahli di dalam mengoperasikan           teknologi yang digunakan.

b. Kelayakan operasional :

Kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat, kemampuan dari sistem informasi untuk mengasilkan informasi.

c. Kelayakan jadwal : 

Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah di tentukan.

d. Kelayakan ekonomi : 

Besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem, manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya.

e. Kelayakan hukum : Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku. 

C.       Membuat usulan proyek

D.    Meminta persetujuan manajemen